O estoque é uma das áreas mais importantes dentro de uma empresa de segurança. Nele ficam guardadas as peças, equipamentos e produtos que fazem toda a dinâmica acontecer.
Por isso, manter um estoque equilibrado – sem excessos e sem escassez – é fundamental para que os clientes não fiquem insatisfeitos com o não cumprimento dos prazos, nem que produtos estocados sem saída impactem nos resultados da empresa.
Sua empresa quer parar de perder dinheiro com estoque que não bate?
Então você precisa continuar lendo este post para descobrir a importância de controlar o estoque e como uma ferramenta de gestão pode ajudar!
Por que a gestão de estoque é tão importante?
Quando a empresa de segurança compra uma leva muito grande de produtos, ela pode ter que enfrentar um problema que chamamos de estoque parado.
Para a compra ter acontecido, o financeiro precisou desembolsar uma quantia de recursos, não é mesmo? Então, se esses itens não tiverem giro, a empresa pode ver muitos dos ativos depreciando e, consequentemente, perder dinheiro.
Outro problema relacionado ao estoque ocorre quando a empresa não possui controle sobre os equipamentos que estão em comodato ou que foram vendidos. Da mesma forma, quando não existe gestão sobre os itens retirados pelos próprios técnicos.
A falta de controle de estoque também pode prejudicar a execução dos serviços prestados ao cliente. Afinal, se a empresa de segurança não tiver todos os materiais disponíveis, como o técnico vai fazer a instalação ou a manutenção dos equipamentos?
Ou seja, a gestão de estoque é uma prática extremamente importante dentro da empresa porque dá controle absoluto sobre tudo que entra e sai – o que evita a compra de materiais desnecessários, perda de dinheiro ou atraso na conclusão de serviços.
O que é e como funciona a gestão de estoque?
A gestão de estoque é uma prática que envolve o registro de todas as entradas e saídas do almoxarifado. Também implica na contagem regular dos itens, planejamento estratégico das compras e controle da qualidade dos materiais.
Para entender melhor como funciona a gestão de estoque, na prática, vamos a um exemplo:
Imagine que a sua empresa de segurança tinha um estoque inicial de 100 equipamentos, mas que na hora de fazer o inventário no final do mês, os números simplesmente não batem. No papel consta a saída de 30 itens, porém existem 50 materiais estocados.
Como você vai descobrir o que aconteceu no mês se não tiver o registro daquilo que foi vendido, comprado, usado ou que apresentou defeito?
Agora, imagine que a sua empresa de segurança possui um controle rígido sobre o estoque, e que no mês foram registradas as seguintes movimentações:
|
Equipamentos |
Estoque inicial | Novas entradas | Saídas |
Estoque final |
|
100 |
– | – |
– |
|
|
Instalação |
– | – | 30 | – |
| Itens com defeito | – | – | 5 |
– |
|
Comprados |
– | 20 | – | – |
|
Vendidos |
– | – | 25 |
– |
| Retirado por técnicos | – | – | 10 |
– |
| Total |
100 |
20 |
70 |
50 |
- 100 itens estoque inicial
- 30 equipamentos destinados para a instalação
- 05 itens apresentaram defeitos
- 20 novos produtos comprados
- 25 equipamentos foram vendidos
- 10 itens estão na posse de técnicos
Com todas as informações registradas, não fica mais fácil controlar toda a movimentação do estoque? E, principalmente, identificar a quantidade de itens ideal para atender a demanda?
Como a tecnologia ajuda na gestão de estoque
Antigamente toda a gestão de estoque era realizada de forma manual. Para isso, a empresa usava cadernos, planilhas ou até mesmo tabelas impressas.
A questão é que, mesmo com um controle rigoroso, ainda existia o risco de a empresa sofrer com problemas no estoque. Afinal, as informações podiam ser preenchidas erroneamente, o supervisor podia não conseguir tempo para monitorar os técnicos, nem questionar o compras para saber o que foi comprado.
Ou seja, mesmo fazendo vista grossa em cima do estoque, era possível a empresa se deparar com a falta ou o excesso de materiais.
No entanto, conforme novas ferramentas tecnológicas foram sendo desenvolvidas, os problemas de estoque foram praticamente solucionados.
Com uma ferramenta de gestão integrada, por exemplo, o empresário pode agora unificar todos os setores da sua empresa. Garantindo, assim, acesso rápido às informações e a atualização instantânea de entradas e saídas no seu estoque.
Se o setor de compras fizer um novo pedido para o fornecedor, por exemplo, o dado dessa operação vai ficar salvo dentro do sistema e a informação vai ser transmitida automaticamente para o estoque.
Do mesmo modo, se for gerada uma ordem de serviço que requer dois equipamentos, o setor vai receber a atualização dos itens que foram retirados pelo técnico.
Em outras palavras, absolutamente tudo que ocorre dentro da empresa conversa entre si com a ferramenta de gestão integrada e as informações sobre o estoque são atualizadas conforme for feita uma compra, venda ou devolução.
Sistema específico
No caso do EuGestor, sistema de gestão para empresas de segurança, o profissional responsável pelo estoque consegue ainda verificar qual foi o destino do material, se foi entregue em comodato ou vendido. Faz, ainda, o controle geral ou por técnico.
No EuGestor, a alimentação do estoque se dá pela importação do arquivo xml da NF de entrada, enquanto a saída de produtos acontece no próprio faturamento da ordem de serviço. Ou seja, tudo é feito de modo automático.
Incrível, não é?
Se você ficou curioso para saber mais sobre como o EuGestor ajuda na gestão de estoque, peça uma demonstração para testar, na prática, todas as funcionalidades!
