Saiba como a correta configuração do Plano de Contas pode impactar a dinâmica da sua empresa
Ao assumir um posto de gestão em uma empresa, ou ao contratar um novo software, é comum o gestor se questionar: “por onde eu começo?”. Existem alguns caminhos, mas minha sugestão é iniciar pela correta configuração da plataforma, separando as contas de resultados de acordo com a realidade da empresa e com possibilidade de crescimento para curto e longo prazo – essa é a essência do plano de contas para a gestão da empresa.
É importante ressaltar que elaborar um plano de contas, estruturando corretamente as Receitas e Despesas para a realidade da empresa, é dar estrutura ao projeto que culminará na coleta de dados concretos para tomadas de decisões estratégicas, como por exemplo, quais áreas cortar custos e quais atividades ampliar os investimentos para aumentar as receitas.
Normalmente, tal função, acaba sendo delegada ao escritório de contabilidade, que por sua vez, possui um plano de contas genérico para atender as mais diversas empresas de sua carteira. Mas, quem melhor que a gestão e o departamento financeiro da própria empresa para classificar as receitas e despesas com que atuam diariamente?
Controle preciso, decisões firmes
Um exemplo comum de separação de contas está relacionado a contas de tributos. Elas devem ser estruturadas com base nos tributos pagos pela empresa de acordo com seu regime tributário, ou seja, uma empresa optante do Simples Nacional recolhe os tributos da operação, unificados pela guia do DAS. Já uma empresa de regime normal, recolhe ICMS, ISS, PIS, COFINS, IRPJ e CSLL separadamente. Nestes casos o ideal é separar uma subconta para cada tributo, desta forma, sempre que necessário o gestor poderá visualizar o montante individual desembolsado pela empresa para atender cada exigência governamental.
Após o ajuste do plano de contas para a realidade atual da empresa, vem o trabalho diário e a dedicação dos colaboradores nas realizações dos lançamentos nas respectivas contas de resultado. Neste momento, estarão transparentes e registrados, quais as operações que a empresa trabalha e os tipos serviços oferecidos.
Esta parte do processo merece atenção especial devido à separação entre mercadorias para revenda, materiais de uso e consumo da empresa e materiais aplicados exclusivamente na prestação de serviço, sejam eles bens de pequenos valores ou até mesmo as miscelâneas, caso sua empresa não as inclua na operação de revenda.
Mas para que toda dedicação neste processo? O resultado é simples e surpreendente. Com base nas contas cadastradas e lançamentos realizados, é que a empresa poderá elaborar um plano orçamentário por período e, em seguida interpretar de maneira efetiva a sua análise orçamentária:
– Quais despesas estão maiores em relação ao planejamento anual ou semestral?
– Onde foi investido o orçamento da empresa?
– Quanto foi gasto em tarifas e juros bancários?
– Quais as oportunidades de economia orçamentária para se aproveitar e otimizar os resultados dos próximos períodos?
– Quais atividades exercidas geraram maiores receitas?
Quando possuímos a correta divisão dos lançamentos por contas de resultados, todas estas dúvidas podem ser esclarecidas na interpretação dos montantes recebidos e pagos.
Analisando individualmente as receitas, é possível identificar se há alguma operação que está trazendo prejuízo para sua empresa. Com base nesta informação o gestor pode aplicar ações de ajustes na tabela de preços, corte de gastos ou até mesmo, encerrar a atividade desta operação especificamente e investir os recursos e energia para aumentar o faturamento dos demais serviços oferecidos pela empresa, consequentemente terá um aumento no lucro final do período. Tal interpretação não é possível quando olhamos apenas para o montante final de receitas, despesas e lucro.
Dica do Gestor Inside
O Sistema Service possui um plano de contas básico, estruturado em Receitas e Despesas. Cabe a cada empresa estruturar tais contas conforme sua própria realidade. Além da estruturação do plano de contas, você pode lançar sua previsão orçamentária para o período e realizar toda a comparação de valores “Previsto X Efetivado X Realizado”, pela Análise Orçamentária da Empresa, relatório oferecido em todas as versões do Sistema.
Colaborou
Aline Diana Engelmann
Sucesso do Cliente na Inside Sistemas
LinkedIn: aline-diana-engelmann
