Falar sobre processos gerenciais pode parecer intimidante e fora da realidade de algumas empresas, concorda? Mas calma, vamos juntos desmistificar esse pensamento e descobrir como utilizar as estratégias certas para ajudar a sua empresa nessa jornada em busca da eficiência, da organização e do sucesso.
O conceito de “processos gerenciais” refere-se às atividades e práticas que gestores, líderes e colaboradores realizam para alcançar os objetivos organizacionais. Ao decidir padronizar, organizar e primar pela qualidade, o gestor de uma empresa decide por estabelecer processos.
Eles envolvem a administração de recursos, a tomada de decisões, o planejamento, a direção e o controle – sempre com foco na eficiência, na melhoria do desempenho e nos resultados do negócio.
Em resumo, essa prática engloba todas as ações e tarefas que são realizadas para atingir as metas em comum dentro de uma empresa, englobando desde as atividades mais simples, como a emissão de um documento, até as mais complexas, como o desenvolvimento de um novo produto ou serviço.
Para colocar em prática a gestão por processos, existem alguns modelos que podem ajudar a guiar o gestor, como o ciclo PDCA, o Six Sigma e o 5W2H. São ferramentas diferentes e complementares entre si, mas todas precisam seguir algumas etapas como:
– Analisar e mapear processos
– Definir objetivos
– Identificar oportunidades de melhorias
– Padronizar processos
– Automatizar tarefas
– Treinar e desenvolver a equipe
– Investir em tecnologia
– Monitorar os resultados
– Realizar feedbacks e melhoria contínua
Visto essa configuração, agora vamos trazer a teoria para um cenário mais próximo do nosso cotidiano: o segmento de segurança eletrônica.
Aplicando no seu dia a dia
O mercado da segurança eletrônica está em constante expansão com crescimento comprovado por números. No setor, há empresas de todos os portes e com diferentes históricos, no entanto, todas têm o mesmo objetivo: ser lucrativas, competitivas, se consolidar e conquistar seu espaço.
Independentemente da dinâmica, do tamanho ou dos serviços prestados, as empresas apresentam uma estrutura interna básica semelhante, com um setor comercial, um técnico/operacional e outro financeiro/administrativo.
O que se assemelha, também, é a falta de processos internos bem estabelecidos e eficientes.
Por exemplo, boa parte das informações está controlada em planilhas – isso quando são. Já outras passam longe de qualquer registro e os dados ficam armazenados apenas nas anotações informais ou na memória do colaborador: grande perigo para que tudo seja perdido, inclusive a confiabilidade do serviço prestado. Já aconteceu algo parecido na sua empresa?
Por outro lado, há empresas que controlam seus negócios, integram os setores e estabelecem processos com o apoio da tecnologia, como um sistema de gestão específico para o segmento em que ele atua.
No caso do setor comercial de uma empresa de segurança, o sistema de gestão pode controlar os limites de desconto, retorno sobre vendas e parcelamento mínimo. Tudo é deliberado por uma pessoa, que analisa cada orçamento e passa para o gerente comercial fazer a última verificação.
Imagine o volume de propostas pendentes pela liberação do gerente. Se a equipe for ativa, o acúmulo é sinônimo de prejuízo. Nesse caso, a conferência dos dados pode ser um gargalo, tornando a dinâmica burocrática.
O processo pode ser facilmente modernizado com um sistema de gestão comercial, configurado para que os vendedores não ultrapassem os limites estabelecidos pelo gerente comercial e, mesmo que ele não esteja na empresa, o fluxo de trabalho vai continuar o mesmo. Assim, o gerente comercial desempenha sua principal atribuição que é a busca de novas parcerias e negócios para a empresa.
Outro processo que pode ser facilmente implantado é o cadastro de clientes. Se a empresa de segurança utiliza um sistema de monitoramento, a integração com o sistema de gestão unifica as informações, evita erros de faturamento, a duplicidade de cadastros, otimiza o tempo dos colaboradores e agiliza o bloqueio do monitoramento do cliente em caso de inadimplência, ou a cobrança da prestação de um serviço.
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