Como o financeiro da sua empresa de segurança lida com a emissão de notas fiscais e o envio de boletos? Muitas empresas tendem a demorar dias e até semanas para faturar a carteira inteira de clientes. Os prazos podem se estender ainda mais à medida que os negócios crescem.
É comum, portanto, empresas de segurança aumentar sua equipe para poder executar esse processo. São gestores que desconhecem ferramentas de gestão que podem executar essa função de forma automática – saiba que para toda ação repetitiva há algo que pode ser feito para automatizá-la.
O faturamento é um exemplo disso. Com o apoio de um software, é possível faturar toda a carteira de clientes, enviar a NF e o boleto à eles de forma automática e em poucos minutos.
Quer saber como? Então continue com a gente para descobrir!
Por que automatizar o setor financeiro?
A rotina de uma empresa de segurança é muito dinâmica. São muitas atribuições para a equipe lidar: novos contratos, atendimento aos clientes, gerenciar as OSs, executar as instalações, controlar o estoque, cuidar da satisfação do cliente, enfim. É muita coisa!
E o financeiro entra nessa jornada alucinante de demandas – controle de entradas e saídas, faturamento, emissão de NFs, envio de boletos, cobrança, reenvio de segunda via de boleto, baixas – consumindo boa parte do tempo e da energia de quem atua na empresa.
Não por menos, muitas empresas aumentam a equipe desse setor para dar conta das atribuições que são dependentes de uma pessoa para serem executadas. Desconhecem de ferramentas que já estão no mercado para automatizar muitos processos e reverter o valor gasto com pessoal em investimento na empresa.
Além da economia, outro ponto que precisa ser levado em consideração está relacionado à segurança e confiabilidade das informações.
Até alguns anos atrás, o setor financeiro usava apenas cadernos e planilhas para fazer todo o controle. E convenhamos, esses métodos não proporcionavam segurança, porque existia o risco de os dados serem extraviados ou sofrerem alterações.
Ou seja, automatizar o setor financeiro é uma forma de a empresa reduzir as despesas com a equipe, mas, também, uma ação estratégica para proteger as informações valiosas geradas nesta área.
Benefícios de um software para o setor financeiro
O grande diferencial de um software é que ele consegue automatizar muitos processos do setor financeiro. E é essa automatização que vai fazer com que a empresa de segurança obtenha os seguintes benefícios:
- Melhor gestão de recursos: como todas as informações ficam salvas dentro do sistema, o empresário consegue adquirir uma visão mais ampla sobre as finanças. E essa visão pode ajudá-lo a direcionar melhor os recursos e até pensar em ações estratégicas para controlar e reduzir despesas.
- Maior controle sobre entradas e saídas: o gestor pode, também, acessar o sistema para verificar quanto de dinheiro entrou e saiu do caixa, e com base nessa informação fazer o planejamento financeiro para realizar novos investimentos.
- Faturamento em lote: a empresa de segurança não precisa mais demorar dias para faturar a carteira inteira de clientes. Pode acessar um sistema de confiança, realizar o faturamento em lote e o envio de boletos e notas fiscais em poucos cliques.
- Tomada de decisão estratégica: com o software, o empresário pode acessar indicadores de desempenho que mostram a real situação do seu negócio. Essas KPIs também envolvem o setor financeiro, então podem contribuir para uma tomada de decisão mais estratégica sobre futuros investimentos, contratações e até compra de novos equipamentos.
Minha empresa precisa de um sistema de gestão?
Um sistema para empresas de segurança é semelhante a qualquer software integrado de gestão. A única diferença, nesse caso, é que a tecnologia foi desenvolvida para atender empresas voltadas para esse tipo de negócio. Ou seja, a ferramenta é mais específica, conhece e respeita toda a regra de negócio.
Além disso, circula por todos os departamentos: desde a prospecção de clientes até a manutenção deles na carteira, e entrega funcionalidades que ajudam no orçamento, controle de estoque, abertura e gestão de ordens de serviço. Também na emissão de contratos, faturamento e cobrança.
Mas como a tecnologia funciona na prática?
Considere esse exemplo:
Digamos que a sua empresa de segurança gerou uma ordem de serviço e na descrição desse documento consta a instalação de um alarme. Assim que essa ordem é lançada dentro do sistema, o estoque é acionado sobre a necessidade daquele item especificado na OS.
Agora, veja outro exemplo considerando o mesmo caso:
O técnico fez a instalação do equipamento e acessou o aplicativo do sistema no smartphone para dar baixa na OS. Assim que o trabalho é dado como concluído pelo próprio profissional, a ferramenta imediatamente atualiza o status da ordem e o serviço é enviado automaticamente para o faturamento.
Ou seja, tudo é integrado e todas as operações dentro da empresa de segurança funcionam em sincronia.
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