A máxima “tempo é dinheiro” pode expandir para a variação “papel é dinheiro”. Ao manter o registro em papel de processos e a formalização de acordos com clientes, uma empresa de segurança eletrônica investe uma lista recursos que podem ser facilmente substituídos pela digitalização. Papel, impressora, tinta da impressora, espaço para armazenamento estão na lista dos custos gerados por essa dinâmica.
Sem contar no tempo dedicado para imprimir, ir até o cliente, pegar a assinatura, retornar à empresa ou formalizar o ardo em um cartório – é muito dinheiro que não precisaria sair do caixa da empresa.
Por isso, cenário empresarial atual, onde a eficiência e a segurança são prioridades, a formalização de acordos com clientes não pode depender de métodos antiquados. Para empresas que buscam se manter competitivas, a digitalização dos processos é essencial. É aí que o Aceite Digital, um módulo do Sistema Service, se destaca.
O que é o Aceite Digital?
Com apenas um clique, você pode formalizar um acordo com o seu cliente de forma segura e legal. Integrado ao Sistema Service e disponível na versão modular, o Aceite Digital permite que seus clientes reconheçam eletronicamente orçamentos, contratos ou aditivos. Isso elimina a necessidade de processos tradicionais, como documentos físicos com registro em cartório e firma reconhecida.
Benefícios do Aceite Digital
Redução do Risco da Informalidade
Formalizar acordos é uma necessidade no mundo dos negócios. O Aceite Digital minimiza mal-entendidos, assegurando que todas as partes estejam cientes e de acordo com os termos estabelecidos, reduzindo significativamente os riscos de disputas futuras.
Segurança e Compliance
A segurança dos seus acordos é garantida pela cronologia dos eventos e pela rastreabilidade do processo. Cada aceite é registrado com evidências técnicas e o uso de um carimbo de tempo, proporcionando um nível de compliance que assegura a validade legal do documento.
Eficácia Probatória
As evidências técnicas coletadas durante o processo de aceite servem como prova sólida dos eventos ocorridos. Ao final, um certificado é gerado, comprovando a autenticidade e singularidade do documento, uma vantagem crucial em eventuais disputas legais.
Agilidade
A formalização de acordos nunca foi tão rápida. Com o Aceite Digital, basta enviar um e-mail e obter o aceite do seu cliente com apenas um clique. Isso garante que sua empresa saia da informalidade e mantenha a agilidade nos negócios, respondendo rapidamente às demandas do mercado.
Redução de Custos
Diga adeus aos custos de remessa de documentos, impressão de papéis e armazenamento físico. O Aceite Digital elimina essas despesas, trazendo uma economia significativa para o seu negócio.
Controle Total
Tenha total controle sobre os documentos em trânsito. Com o Aceite Digital, você pode monitorar o status de cada documento enviado, sabendo exatamente quais foram aceitos, recusados ou ainda aguardam resposta. Isso facilita a gestão e a tomada de decisões.
Sustentabilidade
Além de todos os benefícios financeiros e operacionais, o Aceite Digital também contribui para a sustentabilidade. Reduzindo o uso de papel, energia elétrica e água, sua empresa ajuda a diminuir a emissão de CO2, promovendo um impacto positivo no meio ambiente.
Facilite a rotina da sua empresa
O Aceite Digital é apenas uma das muitas funcionalidades que o Sistema Service oferece para otimizar a rotina da sua empresa de segurança. Transforme a maneira como você formaliza acordos e mantenha sua empresa na vanguarda da eficiência e segurança.
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