As ordens de serviços (OSs) levam e trazem informações importantes que impactam diretamente na qualidade do serviços prestado e na satisfação do cliente. Além disso, elas concentram dados que podem ser extraídos pelo gestor para a tomada de uma decisão.
Ter o controle absoluto das OSs é necessário para garantir a execução correta das atividades que envolvem a segurança do cliente – é o que chamamos de gestão das ordens de serviço.
Antes das ferramentas tecnológicas, o controle desses documentos era realizado manualmente. Porém, havia muitos riscos que tornavam a gestão complicada: perda, extravio, rabiscos, preenchimento errado das informações…a lista é grande!
Hoje, com o apoio da tecnologia, manter o ciclo das OSs mais organizado e dinâmico se tornou possível. A empresa de segurança pode recorrer a uma ferramenta de gestão integrada e específica para acessar módulos que contribuem para a execução e o controle das OSs.
Quer saber como um software pode, realmente, ajudar na gestão de OSs? Então continue lendo o post para descobrir as principais funcionalidades do EuGestor, sistema de gestão para empresas de segurança!
Um serviço bem feito começa com uma OSs bem cuidada
A empresa de segurança é responsável por oferecer serviços de proteção às pessoas físicas e jurídicas. São serviços que envolvem uma das mais importantes necessidades do ser humano: a segurança.
O preenchimento errado das informações nas OSs pode prejudicar a execução desses serviços. E, como consequência, colocar em risco a proteção pessoal e patrimonial dos clientes.
A gestão de OSs é necessária para manter o setor operacional da empresa organizado, mas também é indispensável para garantir que os serviços serão executados da melhor forma possível – impactando diretamente a relação empresa e cliente. Assim, cuidar da OS é cuidar de toda a dinâmica do negócio.
Como funciona a gestão de OSs
A gestão de OSs é um procedimento que vai manter todas as ordens de serviço organizadas dentro da empresa. Envolve mais do que só a armazenagem de documentos, sendo também responsável por transmitir as informações corretas para o executor das atividades.
Já imaginou um cliente solicitar a instalação de alarmes e o endereço estar errado no documento? Ou ainda, a descrição do trabalho não corresponder ao que o cliente pediu?
Esses erros podem prejudicar o serviço do técnico e, assim, deixar o cliente insatisfeito…
Agora, imagine que outro cliente solicitou reparos em um dos equipamentos e a empresa simplesmente perdeu a hora porque não foi definido um horário para a manutenção?
As dependências do cliente vão ficar desprotegidas até que a empresa consiga direcionar um técnico para concluir os reparos.
Assim sendo, a gestão de OSs surge para colocar ordem em todas as operações dentro da empresa. Funcionando da seguinte forma:
Para cada demanda nova, seja de um cliente (avulsa) ou de algo mais complexo (contrato), um documento deverá ser gerado. Assim que a OS for preenchida com os dados relacionados ao serviço, será direcionada ao técnico para ser executada. Ao ser fechada, a OS aciona outro setores, como o faturamento, e pode ficar armazenada para futuras conferências.
EuGestor: tecnologia que simplifica a gestão de OSs
Como falamos no início do texto, hoje a empresa pode recorrer à tecnologia para ajudar na execução e no controle das ordens de serviço. Um sistema para empresas de segurança como o EuGestor, que proporciona uma gestão integrada, é um exemplo de ferramenta.
A tecnologia foi desenvolvida para simplificar o controle, facilitar a comunicação entre as equipes e otimizar o faturamento. E para isso, conta com funcionalidades que ajudam a:
Manter o operacional organizado
O EuGestor permite a abertura e execução de todas as OSs dentro do sistema. Tudo é centralizado e a empresa de segurança pode acompanhar o status das atividades e até conferir as informações sobre o técnico responsável.
Outra vantagem do EuGestor é que todos os dados são atualizados em tempo real. A empresa pode acompanhar essas informações por meio do aplicativo. Isso significa que os técnicos não correm o risco de perder um serviço ou extraviar o documento.
Garantir controle total das OSs
Além de manter o operacional organizado, a empresa de segurança também consegue usar o aplicativo do EuGestor para a liberação e ativação do cliente.
Para ilustrar, assim que uma OS é fechada, o serviço é enviado automaticamente para o faturamento. Isso evita atrasos ou até erros na transmissão de prazos e valores.
No final do mês, a empresa de segurança também consegue emitir relatórios sobre todas as aberturas de OSs. O que pode ajudar a identificar os motivos que levaram à abertura da ordem, e se é necessário (ou não) providenciar manutenções corretivas nos equipamentos.
Vale mencionar que o EuGestor atua em todos os setores da empresa de segurança, desde o comercial, estoque, técnico e financeiro. Ou seja, ele é um sistema de gestão completo.
Ficou curioso para saber mais sobre como a ferramenta pode ajudar? Então solicite uma demonstração do EuGestor agora mesmo e descubra, na prática, todos os benefícios!
